Vad är din tid värd?

Vill du spara tid? Vill du göra det lättare att rekrytera ny kassör i din förening?

I en förening med normal aktivitet blir det snabbt så mycket administrativt arbete att det blir tungt att vara kassör. En viktig anledning är att man har en stor mängd inbetalningar att hantera. Det kan vara

  • Medlemsavgifter
  • Kursavgifter
  • Licenser
  • Tävlingsanmälan
  • Läger
  • Hyra för skåp, båtplats, etc
  • Anmälningar till fester och andra evenemang
  • Nyckelavgifter
  • Försäljning av profilmaterial

bara för att nämna några exempel. Man måste hålla reda på vem som har betalat, hur mycket och för vad. Det hela ska bokföras snyggt och prydligt. Ibland måste man desutom hålla reda vem som inte har betalat.

Eutaxia Admin är utvecklat för att automatisera så mycket som möjligt av betalningsfödet.

Du kan spara mer än 90% av den tid du lägger på att behandla inbetalningar!

Hur går det till?

Eutaxia Admin är ett komplett bokföringssystem med en tilläggsmodul för automatisering av inbetalningar.

Vi tillhandahåller en självbetjäningsmodul där din förening kan lägga upp alla de olika saker man ska kunna betala för. Ni får en webbadress som era medlemmar och andra betalande ska gå till innan de gör sin inbetalning.

På webbsidan anger de vad de vill betala för. Ni kan för varje produkt specificera informationsfält som ska fyllas i. Det kan t.ex. vara personnummer för ett medlemsskap eller storlek för en tröjbeställning.

När betalaren är klar med sin beställning får han/hon en beställningsbekräftelse som visar vad som har beställts, hur mycket som ska betalas.

Betalaren använder sedan ett av de alternativ för betalning som er förening erbjuder. Det kan antingen vara kortbetalning eller direktbetalning från internetbank via Payson eller betalning till ett Plusgirokonto för OCR-betalningar. Ni kan erbjuda båda betalningsvägarna om ni vill det.

Vid Payson-betalning sätts pengarna in direkt på ert Payson-konto och inbetalningen registreras samtidigt i Eutaxia Admin.

Vid Plusgirobetalning går betalaren till sin internetbank eller motsvarande och betalar in beloppet till ert Plusgirokonto. OCR-numret är den enda referens som behövs på betalningen. Vi hämtar varje dag en fil från Plusgirot med inbetalningar till ertkonto.

Vi gör i båda fallen en matchning av inbetalningarna mot de beställningar som är gjorda och skapar bokföringsposter enligt de enkla regler som du har satt upp när du skapade de produkter som en betalare kan beställa.

Det enda du behöver göra är att titta igenom de matchade betalningarna och godkänna dem.

Du kan när som helst ta ut listor på det som har beställts och betalats för. T.ex. kan du ta fram en aktuell medlemslista när det behövs.

Andra fördelar

Eutaxia Admin är en webbaserad tjänst. Det innebär att

  • du inte behöver installera någon programvara. Du kan köra tjänsten från din webbläsare.
  • du kan sköta bokföring och administration från olika platser. Allt du behöver är en dator med internetförbindelse.
  • du inte behöver tänka på backup. Det sköter vi.
  • du kan dela på arbetsuppgifterna. Flera personer kan köra systemet samtidigt. Det går till och med att ha flera personer som matar in verifikat i samma serie samtidigt.
  • du kan ge andra syrelsemedlemmar, revisorer och andra personer som behöver ha insyn en möjlighet att logga in och ta ut aktuella rapporter ur systemet. Du behöver inte själv lägga tid på att serva dem med underlag.

Namnet Eutaxia

Eutaxia (Εὐταξία) är en forngrekisk personifikation av God Ordning. Vi tycker att det är passsande för ett ekonomisystem.

Kund- och användarvillkor

Version 1.0 2014-01-01

Parter

Open End AB (Open End) tillhandahåller en tjänst enligt nedan. Motpart (Kund) är den juridiska eller fysiska person som är registrerad som innehavare av av en registrerad organisation inom tjänsten.

Tjänsten

Tjänsten, benämnd Eutaxia Admin, är en tjänst bestående av flera olika komponenter för hantering av bokföring och administration i mindre organisationer. Tjänsten är främst avsedd för ideella föreningar.

Tjänsten tillhandahålls av Open End från servrar som drivs i bolagets regi via internet och ett webbaserat användargränssnitt.

Grundmodul

Grundmodulen tillhandahåller gränssnitt för bokföring och generering av rapporter enligt svensk praxis.

Självbetjäningsmodul

Sjävbetjäningsmodulen tillåter kundens administratör att definiera produkter. Dessa tillhandahålls i ett beställningsgränssnitt på en webbsida som kunden kan länka till. Kundens användare kan genomföra beställningar och mata in information som förknippas med beställningarna. Vid avslutad beställning får användaren ett kontonummer att genomföra betalning till, en OCR-referens och ett belopp att betala.

Inbetalda belopp hämtas av Open End från ett av kunden angivet kontonummer och matchas mot lagrade beställningar. Bokföringsinformation genereras automatiskt vid exakt matchning. Möjlighet att generera listor över betalda beställningar av olika typer erbjuds.

För anslutning av konto till självbetjäningsmodulen krävs att kunden har ett Plusgirokonto med obligatorisk OCR-referens med checksiffra och längsdsiffra och att kunden har lämnat fullmakt för Open End att hämta inbetalningsinformation för kontot.

Alternativt krävs att kunden har ett Paysondirekt-konto och registrerar erforderlig kontoinformation i Eutaxia Admin.

Lagring

Open End förbinder sig att lagra kundens data på minst 2 servar med spegling mellan dessa. Servrarna ska finnas på minst 2 platser, varav minst en ska finnas inom Sverige (för att uppfylla bokföringslagens krav om förvaring av bokföring).

Backup i form av databasdump utförs minst en gång per vecka.

Open End använder sig av databasmotorn mongodb's inbyggda funktionalitet för spegling, operativsystemet Linux, tredjepartsprogramvara under öppna licenser samt egenutvecklad programvara, främst skriven i Python och Javascript.

Garantier

Open End kommer att efter bästa förmåga att hålla tjänsten tillgänglig 24 timmar per dygn och kommer att efter bästa förmåga skydda kunden mot förlust av data, korruption av data och läckage av information till obehörig part. Mot bakgrund av IT-värdens alla fel oc brister så lämnas inga garantier för ett lyckat resultat.

Skadestånd

Kunden äger endast rätt till skadestånd om Open End har varit grovt försumlig i sina plikter att hålla tjänsten tillgänglig och att skydda kundens data. Skadestånd är begränsat till högst den summa som kunden har betalat för tjänsten under de senaste 3 åren.

Tvist

Vid tvistemål ska ärendet handläggas vid Göteborgs Tingsrätt. Svensk lag ska tillämpas.

Tillgång till tjänsten

Tillgång till tjänsten har den person som har registrerat en organsation inom tjänsten, samt personer som via ett användargränssnitt inom tjänsten har injudits att få tillgång till tjänsten och därefter accepterat inbjudan.

Inloggning

För inloggning används internetstandarderna OpenID och Oauth. Personer som ska ha tillgång till tjänsten loggar in med ett konto som tillhandahålls av tredje part, t.ex. Google eller Facebook. Tillgänglighet, skydd av lösenord och andra inloggningsuppgifter regleras av förhållandet mellan personen och den organisation som tillhandahåller OpenID/Oauth-servern.

Personuppgifter

För att kunna tillgängliggöra tjänsten behöver vi samla in vissa personuppgifter. För att skapa ett konto i tjänsten samlar vi in namn och epostadress, samt den identitet som den externa inloggningstjänst du väljer att använda ger dig. Uppgifterna används för att säkerställa din identitet vid inloggning och för att kommunicera med dig. Ditt namn och epostadress används också för att presentera din identitet för andra som har tillgång till samma organisationer som du. Genom att skapa ett konto i tjänsten godkänner du att vi samlar in och behandlar dessa personuppgifter.

Om du dessutom önskar skapa en organisation för att bokföra i en Enskild Firma, eller på annat sätt för ditt personliga bruk, behöver vi dessutom personnummer, postadress och telefonnummer. Detta för att kunna fakturera dig för tjänsten. Postadressen och telefonnumret presenteras dessutom i din webbshop och på dina beställningsbekräftelser och fakturor om du väljer att använda dessa funktioner. Genom att skapa en organisation för dig själv godkänner du att vi samlar in och behandlar dessa personuppgifter.

Vi lämnar inte ut några personuppgifter till tredje part.

Personuppgiftsansvarig är Open End AB, 556609-2473.

Du har enligt 26 § personuppgiftslagen (1998:204) rätt att gratis, en gång per kalenderår, efter skriftligt undertecknad ansökan ställd till oss, få besked om vilka personuppgifter om dig som vi behandlar och hur vi behandlar dessa. Du har också rätt att enligt 28 § personuppgiftslagen begära rättelse i fråga om personuppgifter som vi behandlar om dig.

Kundsupport

Avhjälpande av fel ingår i tjänsten. Felrapportering sker via epost eller webbgränssnitt.

För hjälp med handhavande debiteras timpris enligt publicerad taxa.

Servicenivå

Open End har normalt bemanning under vardagar kl 9-18. Avhjälpning av fel som är direkt hindrande för kundens verksamhet påbörjas omedelbart inom bemanningstid och pågår tills dess felet är avhjälpt. Andra fel registreras i Open Ends verksamhetssystem och prioriteras inom ramen för övrigt utvecklingsarbete.

Betalning

Tjänsten betalas i förskott per kalenderår enligt publicerad taxa. För vissa delar av tjänsten kan priset variera beroende på mängd. I sådana fall betalas varje påbörjat mängdintervall så snart det påbörjas.

Betalning sker mot faktura med betalningsvillkor 15 dagar efter fakturadatum. Fakura levereras normalt med epost. Pappersfaktura tillhandahålls mot ersättning enligt publicerad taxa.

Vid utebliven betalning har Open End rätt att stänga av tjänsten. Open Ends ansvar för kundens data och tjänstens tillgänglighet upphör när utsänd fakura har förfallit till betalning och betalning inte har inkommit till Open End.

Övningsorganisation

Övningsorganisationer tillhandahålls för att personer ska kunna prova programvaran. De är gratis att registrera och använda. Open End tar inget ansvar för lagrade data eller tillgänglighet. Övningsorganisationer raderas 6 månader efter att de har skapats om de inte har konverterats till betalande organisation innan dess.

En övningsorganisation kan ha vissa begränsningar i funktionalitet jämfört med en betalande organisation.

Överlåtelse

Open End äger rätt att överlåta tjänsten till tredje part under förutsättning att den övertagande parten ikläder sig alla Open Ends förpliktelser enligt dessa användarvillkor.

En kund äger rätt att överlåta sitt pågående abonnemang till annan part efter att skriftligen ha meddelat Open End. Om överlåtelsen kräver en manuell arbetsinsats från Open Ends sida äger bolaget rätt till timersättning enligt gällande taxa.

Ändring av användarvillkor

Open End äger rätt att ändra dessa användarvillkor. Kunden ska meddelas ändringar på uppgiven epostadress minst 15 dagar innan ändringen träder i kraft. Om kunden inte accepterar ändringen äger kunden rätt att terminera sitt avtal och återfå en andel av betalda avgifter som motsvara den del av tjänsten som ännu ej utnyttjats.

Kontakt

Post - och besöksadress
Open End AB
Norra Ågatan 10
416 64 Göteborg

Telefon
031 - 749 08 80
Epost
spamma inte

Företaget

Eutaxia Admin utvecklas av Open End AB, ett litet bolag i Göteborg som har utvecklat system för hantering av arbetsuppgifter i mindre grupper sedan 2001. Bolaget ägs av nuvarande och tidigare medarbetare.

Personer i företaget är:

Jacob Hallén Företagsledning, försäljning, systemdesign
Mikael Schönenberg Utveckling
Anders Hammarquist Teknikchef, webmaster, utveckling
Sebastian Bengtsson Systemadministration
Laura Creighton Test, marknadsföring
Ulrika Sjöström Ekonomi

Brev från Jacob Hallén

Hej,

jag heter Jacob Hallén och jag älskar att paddla kajak på havet. På en av vinjettbilderna ser du mig och min sambo, Laura Creghton, på en underbar paddeltur i Sleneset utanför Mo i Rana i Norge.

Efter att i 10 års tid skött bokföringen i Näsets Paddlarklubb hade jag fått nog av att varje år för hand knappa in hundratals inbetalningar för medlemsavgifter, kajakhyror, kursavgifter, nyckeldepositioner och allt annat som medlemmar och andra gör. Det tog en massa tid från paddlingen och var mördande tråkigt. Dessutom gör folk fel ibland, och då tar det ännu längre tid att rätta.

Det fanns inga system som var anpassade för en ideell förenings behov, så jag bestämde mig för att bygga ett som automatiserar så mycket som möjligt av betalningar och register. När jag hörde mig för med vänner och bekanta så visade det sig att jag inte var ensam om att lägga för mycket tid på pappersarbetet i min förening. Alla klagade på tidsåtgången, eller hur svårt det var att rekrytera kassörer till föreningen.

Det är därför som Eutaxia Admin nu finns som en webbaserad tjänst. Det sparar redan nu väldigt mycket tid för oss själva och våra kunder, men mina mål är högre ställda än så. Det finns en mängd saker som kan förbättras i föreningsadministrationen. Utbetalningar, redovisning av utlägg, bokningssystem och mycket annat. Vi ska utveckla moduler för att förenkla varje rutin så att föreningsaktiva kan lägga sin tid på det som är meningsfyllt.

Göteborg september 2013

Jacob Hallén

Översikt

Eutaxia Admin är ett ekonomisystem utvecklat i första hand för ideella föreningar. Systemet är webbaserat och tillgängligt över internet från Open Ends servrar. Du behöver alltså ingen särskild mjukvara på din dator utöver en någorlunda modern webbläsare. Vi rekommenderar i första hand Firefox och Chrome, men även andra moderna webbläsare som Safari och Internet Explorer (9 och senare) bör fungera.

Användarkonton

Innan du kan använda Eutaxia Admin måste du skapa dig ett konto. Konton är personliga, så du ska skapa ett konto åt dig, inte åt din förening.

Vi har valt att inte hantera lösenord, utan låter dig istället koppla ihop ditt konto med ett konto hos en annan leverantör som sköter inloggningen. För närvarande stödjer vi Google, Yahoo, Facebook, Twitter och Windows Live. Dessutom kan du använda en godtycklig OpenID-leverantör. Du behöver ha ett konto hos någon av dessa innan du kan skapa ditt konto i Eutaxia Admin.

Inloggning

När du går till https://admin.eutaxia.eu/ hamnar du på inloggningssidan. Om du inte redan har ett konto, kommer du få möjlighet att skapa ett när du försöker logga in.

Skärmdump av inloggningssidan

Klicka på den leverantör du vill använda för att logga in. Du kommer då komma vidare till den leverantören där du loggar in dig som vanligt och sedan bekräftar att du vill använda leverantören för att logga in på admin.eutaxia.eu. När du senare försöker logga in igen kommer du inte att behöva bekräfta att du vill logga in på admin.eutaxia.eu. Är du redan inloggad hos leverantören kommer du antagligen inte ens att märka att du blir omdirigerad till leverantören.

Skapa konto

Efter att du loggat in och bekräftat hos leverantören kommer du att komma tillbaka till admin.eutaxia.se. Har du inget konto kommer du nu bli ombedd att skapa ett.

Skärmdump av kontoskapande

Namn och epostadress är normalt förifyllda baserat på vad vi fått reda på av leverantören. Stämmer det inte så är det bara att ändra.

Utloggning

När du väl är inloggad kommer du att förbli inloggad tills du loggar ut, även om du stänger ned din webbläsare. Det är bekvämt och praktiskt om du jobbar på en privat dator där ingen annan använder dina webbläsarinställningar. Använder Eutaxia Admin från en dator eller ett konto som delas med andra så bör du vara noggrann med att logga ut efter varje användning.

Länken för att logga ut finns längst uppe till höger på alla skärmbilder.

Organisationer

För att bokföra och sköta annan administration i Eutaxia Admin behöver du skapa en organisation. Den samlar bokföringen för de bokföringsår som du lagt upp i Eutaxia Admin samt övrig information om organisationen.

Du kan ge andra tillgång till en organisation, och du kan ha tillgång till flera olika organisationer samtidigt. Du ser de organisationer som du har tillgång till i listan till vänster i webbläsaren.

Skapa organisation

Du kan alltid skapa nya organisationer. En nyskapad organisation börjar som en övningsorganisation. De är gratis att använda, men raderas efter 6 månader om de inte uppgraderas.

Skärmdump av organisationsskapande

Klicka på "Skapa ny organisation" i listan till vänster i webbläsaren. Du får då upp en flik i den högra delen där du ska fylla i organisationsnamn, organisationsnummer, epost-adress, adress och telefonnummer. De tre första är obligatoriska. Ideella föreningar får ett organisationsnummer genom att registrera sig hos skatteverket. Om organisationen du skapar är en ren övningsorganisation, som inte ska användas för att bokföra på riktigt, kan du hitta på ett organisationsnummer bestående av 10 siffror.

När du har fyllt i uppgifterna trycker du på "Skapa". Du kommer nu till administrationsvyn för en organisation.

Skärmdump av administrationsvyn för en organisation

Här kan du ändra organisationens namn, adress mm. Du kan se vilka som har tillgång till organisationen samt bjuda in fler. Här uppgraderar du organisationen till en standardorganisation och lägger till fler tjänster.

Bjud in fler användare

För att bjuda in flera användare så att de kan komma åt organisationen fyller du i en epostadress under "Bjud in medlem" och trycker på "Bjud in". Den du bjuder in kommer att få ett epostmeddelande med en länk som ska användas för att få tillgång till organisationen.

Under "Medlemmar" ser du vilka användare som har tillgång till organisationen.

Uppgradera till Standardorganisation

En nyskapad organisation är alltid en övningsorganisation. Den är gratis att använda, men raderas automatiskt efter 6 månader. Vill du ha kvar din bokföring längre än så behöver du uppgradera organisationen till en Standardorganisation. Detta är också en förutsättning för att du ska kunna använda fler tjänster.

För att uppgradera till en Standardorganisation klickar du på "Uppgradera" under rubriken "Organisationsnivå".

Lägga till betalningsförmedlare

I administrationsvyn lägger du också till betalningsförmedlare för webbutiken. För vidare detaljer, se Betalningsförmedlare

Räkenskapsår

Räkenskapsåret, eller bokföringsåret, är den tidsperiod över vilken organisationens räkenskaper sammanfattas. Varje räkenskapsår som lagts in i Eutaxia Admin syns under organisationen i listan till vänster. Det senaste och näst senaste räkenskapsåret är öppna för ändringar. Tidigare år är stängda och där kan man bara ta ut rapporter och titta på verifikationer.

Skärmdump av skapa nytt räkenskapsår

Skapa räkenskapsår

För att skapa ett nytt räkenskapsår väljer du "Skapa nytt verksamhetsår" under den organisation där du vill ha ett nytt räkenskapsår. Du får då tre olika val under fliken "administration" för hur det nya året ska skapas.

Skapa från kontoplan

Om du väljer att skapa nytt räkenskapsår från en av standardkontoplanerna får du ett år med nollställd ingående balans. Du kan sedan fylla i ingående balans i kontoplansvyn eller hämta från föregående år. Observera att om du väljer att hämta ingående balans från föregående år, så måste kontoplanerna stämma överens för att det ska bli rätt. De tillgängliga kontoplanerna är standardiserade BAS-kontoplaner.

När du skapar det första räkenskapsåret i en organisation från en kontoplan kommer det att omfatta dagens datum och ett år framåt. Då detta sannolikt inte stämmer överens med organisationens räkenskapsår så kommer du behöva ändra det under administrationsvyn. Följande räkenskapsår som du skapar kommer att börja dagen efter att det föregående räkenskapsåret slutade.

Importera SIE-fil

SIE-formatet är ett svenskt standardformat för import och export av bokförings- och bokslutsinformation. Du kan exportera bokföringen från ett annat system för att sedan importera den i Eutaxia Admin.

När du exporterar från ett annat system kan det tänkas att du får välja mellan olika varianter av SIE-formatet. Den variant du ska välja är SIE4 eller möjligen SIE4E.

Du kan sedan importera filen för räkenskapsåret i Eutaxia Admin. Du ska få med i stort sett all information från det gamla systemet. SIE-standarden hanterar inte namngivning av verifikationsserier, men i övrigt så ska all information som normalt finns i ett bokföringssystem följa med. Eutaxia Admin klarar att lagra all information som stöds av SIE-formatet, men kan för närvarande inte visa objekt eller text som gäller hela verifikat.

Normalt är det problemfritt att importera en SIE-fil, men det finns alltid risk för att olika leverantörer har tolkat standarden lite olika. Får du problem är du välkommen att kontakta vår kundsupport för att få hjälp med importen.

Kopiera föregående år

Väljer du att kopiera föregående år får du ett nytt verksamhetsår med samma kontoplan och samma verifikationsserier som det föregående året. Aktuell utgående balans från det förra året blir ingående balans för det nya året. Om du gör transaktioner på det föregående året efter att du har skapat det nya kan du importera om ingående balans i kontoplansvyn på det nya året.

Administrationsvyn

När du skapat ett nytt räkenskapsår, eller senare väljer administrationsfliken när du har ett räkenskapsår valt i listan till vänster, kommer du till administrationsvyn för räkenskapsåret. Här ändrar du grundläggande uppgifter om räkenskapsåret, samt kontoplanen och verifikationsserierna.

Skärmdump administrationsvyn för räkenskapsår

Grundläggande uppgifter

För att spara ändringar i de grundläggande uppgifterna måste du trycka på "Spara". Skulle du vilja ångra ändringarna kan du trycka på "Återställ". Ändringar i serier och konton automatsparas.

Taxeringsår

Uppgiften om vilket taxeringsår verksamheten hör till används inte än. Vi har för avsikt att i en framtid lägga in stöd för att göra deklaration i Eutaxia Admin och då kommer taxeringsåret att vara viktigt. Taxeringsåret följer också med om man exporterar bokföringsinformation i SIE-format.

Startdatum och slutdatum

Datumen anger start och slut på räkenskapsåret. De visas på rapporter och styr under vilket verksamhetsår som automatbokförda inbetalningar hamnar.

Serier

Du har möjlighet att dela upp din bokföring i olika verifikationsserier. Här kan du skapa nya serier och ge dem namn och beskrivning. Vanligt är att man namnger serierna "A", "B", "C", o.s.v. och sedan har en beskrivning som visar vad serien används till. Verifikaten får då en seriebeteckning och ett löpnummer, t.ex. A22 eller C19.

Det kan vara lämpligt att ha en serie för varje bank- eller girokonto som organisationen har, plus en serie för kontanta transaktioner. Det gör att det blir lättare att hålla ordning och gör det enkelt att dela upp arbetet på flera personer. Var och en hanterar då sin egen bokföringsserie.

Under "Serier" kan du skapa serier. Du kan också ta bort serier som inte har några verifikationer registrerade.

Kontoplan

I kontoplanen kan du se vilka konton du har, ändra kontonamn och ändra ingående balans. Du kan även skapa nya konton.

Det går också att ta bort konton som inte har några transaktioner och som har noll i ingående balans.

Knappen "Hämta ingångsdata från föregående räkenskapsår" skriver över ingående balans på alla Intäkts- och Kostnadskonton med aktuell utgående balans från förra räkenskapsåret. Det sker ingen automatisk uppdatering av ingående balans om du justerar föregående räkenskapsår.

Export

När du klickar på knappen märkt "Export" så kommer hela verksamhetsåret att exporteras i SIE4-format. Filen kommer att lagras lokalt på din dator enligt de regler som din webbläsare tillämpar.

Exportfunktionen använder du om du vill skapa en egen lokal backup av din bokföring, eller om du vill sluta använda Eutaxia Admin och gå över till ett annat bokföringsprogram. Det är också vanligt att bokföringsbyråer och revisorer vill få tillgång till bokföringen i digital form. Då är SIE-formatet den standard som alltid används.

Ta bort

Funktionen "Ta bort" raderar räkenskapsåret. Du får en kontrollfråga om du verkligen vill ta bort det, men om du svarar ja på den så raderas räkenskapsåret från våra servrar.

Bokföring

Under fliken "Bokföring" utför du den del av bokföringen som måste göras för hand. Användargränssnittet är traditionellt, med att antal små finesser för att göra arbetet snabbare och smidigare. För att komma åt bokföringsvyn måste du ha valt ett räkenskapsår i listan till vänster.

Det går att använda mus för att navigera mellan fälten, men vi rekommenderar att du lär dig att navigera enbart med tangentbordet. Vi har lagt extra möda på att det ska gå att göra allt i den här vyn utan att lyfta händerna från tangentbordet.

Skärmdump av bokföringsvyn

Navigationstangenter

För navigation mellan fält kan du välja mellan att använda TAB eller Enter-tangenten. För att gå bakåt använder du Skift-TAB och Skift-Enter. För navigation inom ett fält använder du piltagenterna höger och vänster. För att välja i en drop-down-meny använder du pil-upp och pil-ned, följt av TAB/Enter.

Spara

När du har matat in ett verifikat så måste det sparas. Det gör du antingen genom att klicka på knappen "Spara", längst ned till höger i fönstret, eller genom att använda "+"-tangenten på det numeriska tangentbordet.

Serie

Här väljer du vilken serie som det inmatade verifikatet ska tillhöra. Behöver du definiera en ny serie gör du det under fliken "Administration".

Nummer

Här ser du vilket nummer som verifikatet med stor säkerhet kommer att få. Om någon annan person matar in ett verifikat i samma serie kan det tänkas att ditt verifikat får ett högre nummer. Du får i så fall meddelande om det när du sparar verifikatet.

Du kan använda navigationsknapparna för att titta på och ändra äldre verifikat. Om du ändrar ett äldre verifikat registreras information om ändringen i en särskild ändringslogg. Det gör att det går att spåra alla ändringar i enlighet med bokföringslagens krav.

Om du står på ett gammalt verifikat och vill mata in ett nytt använder du ikonen "Gå till sista". Du hamnar då på det verifikatnummer som kommer efter det senast registrerade.

Datum

I datum-fältet ska du fylla i transaktionsdatum. (Information om när transaktionen bokfördes och vem som gjorde det registreras automatiskt.) Du kan antingen fylla i datum med siffror eller använda datumkalendern. Den kommer du åt antingen genom att klicka på kalenderikonen eller genom att använda pil-ned när du står i datumfältet.

Om du använder datumväljaren behöver du trycka Enter en gång för att stänga väljaren och ytterligare en gång för att komma till nästa fält.

Konto

Under konto matar du in numret på det konto som ska påverkas. Du får en lista med kontonummer som matchar det du har matat in hittills, och kan därefter välja konto ur listan om du vill det.

Du kan också mata in text. Det ger en lista med kontonamn som matchar texten du har skrivit in. Det underlättar om du vill hitta ett konto som du inte har memorerat.

Text

Här matar du in den text du vill ska höra till transaktionsraden i verifikationen. Du får initialt samma text som på föregående rad som förslag. Om du skriver in några bokstäver så får du förslag som matchar dessa ur tidigare verifikationer från det här året och föregående räkenskapsår. Det spar mycket arbete om du har många återkommande texter.

Debet/Kredit

Under Debet och Kredit matar du in beloppet för transaktionen. Du kan använda antingen komma eller punkt som öresseparator. Eutaxia Admin normaliserar båda till den separator som din datormiljö använder.

När du lämnar Text-kolumnen placeras du i Debet eller Kredit-fältet beroende på kontotypen i Kontoplanen. För intäktskonton placeras du i Kredit-kolumnen. För övriga konton placeras du i Debet-kolumnen.

I vissa situationer får du ett förslag på belopp som ska fyllas i. Det förslaget är uträknat så att debet- och kredit-kolumnerna för verifikatet ska balansera.

Längst ned på verifikatet summeras Debet- och Kreditkolumnerna. Om det finns en differens mellan dem så visas också den.

Saldo

I saldokolumnen visas aktuellt saldo för kontot efter att transaktionen på raden har genomförts. Saldokolumnen är bara aktiv under inmatning av ett verifikat.

Rapporter

Under fliken "Rapporter" kan du ta ut rapporter från bokföringen.

Välj den rapport du vill ta ut och tryck sedan på en av knapparna "Generera rapport", "Skriv ut rapport" eller "Spara rapport" beroende på om du vill se rapporten på skärmen, skriva ut den, eller spara den på din dator.

Rapporten genereras och sparas i HTML-format, så du tittar på den sparade rapporten med en webbläsare. Om du önskar spara en rapport i PDF-format kan du välja "Skriv ut rapport" och sedan välja att skriva ut till fil.

Inbetalningssystemet

Systemet för att hantera inbetalningar är designat för att spara dig så mycket arbete som möjligt.

Grundtanken är att er medlem/kund registrerar vad denne vill köpa - medlemskap, kanotplatser, tröjor, kurser etc. i er webbshop.

Ni lägger själva upp vilka produkter som ska finnas i webbshoppen och ni kan begära information från den som använder shoppen. En medlem ska kanske ange personnummer. Vill man köpa en tröja ska man kanske ange storlek och färg.

När medlemmen/kunden är klar så skickar vi kunden en bekräftelse med en inbetalningsanvisning, som är beroende av vilka betalningsförmedlare du valt.

När betalningen kommer in så hämtar Eutaxia Admin betalningsuppgifterna och skapar bokföringsposter enligt de anvisningar som du har satt upp i systemet.

Du behöver sedan bara gå in i systemet och klicka OK på varje betalning som du godkänner.

Du kan sedan ta ut listor på både beställningar och betalningar. Det gör att du när som helst kan ta ut en aktuell medlemslista, eller listor på kursdeltagare, deltagare i tävlingar, eller vad du nu har bestämt att ni ska sälja via er webbshop.

Betalningsförmedlare

Det kanske största värdet med Eutaxia Admin är möjligheten att ansluta betalningsförmedlare till sin organisation med automatisk hämtning av inbetalningsinformation. Det sparar massor av tid och arbete för dig som hanterar många inbetalningar. För närvarande stödjer vi PlusGirots OCR-inbetalningar och Payson.

Du lägger till betalningsförmedlare i administrationsvyn för organisationen. Välj organisationen i listan till vänster och gå till administrationsfliken. Till höger finns rutan "Betalningsförmedlare", för att lägga till en förmedlare väljer du den i menyn.

Skärmdump av lägg till betalningsförmedlare

Överst i samma ruta ser du vilka betalningsförmedlare du har tillagda, samt har möjlighet att redigera dem.

PlusGirot

Du kan ansluta ett PlusGirokonto med OCR-inläsning till webbutiken. Du kan läsa mer om hur det fungerar hos Nordea.

Innan ni kan ansluta er måste organisationen vara kund hos Nordea och ha ett Plusgirokonto som ska knytas till tjänsten. I Eutaxia Admin måste organisationen vara registrerad som Standardorganisation.

Skärmdump av beställ PlusGiro-koppling

För att beställa anslutning, fyll i informationen som efterfrågas i formuläret och tryck på beställ. Telefon och e-postadress ska vara till kontaktpersonen som sköter om beställningen. Plusgiro är ert nuvarande plusgirokonto som inbetalningarna med OCR-koppling ska hamna på.

Bokföringskonto är det tillgångskonto som ska motsvara plusgirokontot. Bokföringsserie är den verifikatserie som ska användas när inbetalningar via OCR-kontot automatbokförs. Dessa går att ändra efter att beställningen gjorts.

Beställningsgång

När ni har lagt er beställning i Eutaxia Admin så skickas den automatiskt vidare till Nordea i Göteborg. De lägger upp ett OCR-konto som kopplas till ert Plusgirokonto. Nordea skriver ut ett avtal där ni ger Open End en fullmakt att hämta inbetalningsinformation från OCR-kontot. Det avtalet skickas först till Open End. Vi undertecknar det och skickar det vidare till er.

Er firmatecknare undertecknar avtalet och skickar tillbaka det till Nordea. När Nordea har fått tillbaka avtalet aktiveras ert OCR-konto och ni kan börja använda den automatiska inbetalningshanteringen.

Kontonumret för OCR-kontot syns under rubriken "Organisationsnivå" när vi har aktiverat hämtning av inbetalningsinformation. Det kommer även att finnas med på beställningsbekräftelser i webshopen.

Inbetalningsinformation

Om du lägger till PlusGirot som betalningsförmedlare kommer beställningsbekräftelserna att innehålla plusgironummer, belopp och ett OCR-nummer (plus information om exakt vad kunden har beställt).

Kunden använder sedan sin internetbank och gör betalningen med de 3 uppgifterna - plusgironummer, belopp och OCR-nummer. Det är allt som behövs.

Vad händer om kunden inte har internetbank?

En del personer skickar fortfarande pappersblanketter till plusgirot eller sin bank. De kan tyvärr inte betala med OCR-nummer utan att ha en pappersblankett. De måste därför göra sin betalning direkt till ert ordinarie Plusgiokonto. Du måste sedan bokföra betalningen manuellt.

Det finns speciella krav på pappersblanketten, som gör att man inte kan låta kunden skriva ut den. Vi hoppas i en framtid att kunna erbjuda en möjlighet att få ett utskrivet inbetalningskort hemskickat (mot en mindre avgift).

Vad händer om kunden gör en felaktig betalning

Det är nästan omöjligt att ange ett felaktigt OCR-nummer. Den har två checksiffror, och om du råkar skriva någon siffra fel så vägrar internetbanken att ta emot betalningen.

Det går att skicka fel belopp. Då får du manuellt hantera rättning. Det kan innebära att du ber kunden göra en tilläggsbetalning eller att du får betala tillbaka en för stor inbetald summa. Vi räknar med att det är mycket sällsynt att kunden betalar fel belopp.

Payson

Du kan ansluta ett Payson-konto till webbutiken. Först behöver du skaffa ett Payson-konto till din organisation och ansöka om agentintegration. Skapa ditt konto hos Payson. Din organisation måste också vara uppgraderad till en standardorganisation i Eutaxia Admin.

Skärmdump av Payson agentintegrationsuppgifter

När din ansökan blivit godkänd behöver du hämta uppgifter om Agent ID och MD5-nyckel hos Payson, samt den e-postadress du använt till Payson-kontot. Alla uppgifterna ser du om du loggar in hos Payson och väljer "Mitt konto" -> "Integration"

Skärmdump av lägg till Payson betalningsförmedlare

Dessa uppgifter fyller du sedan i under betalningsförmedlare på administrationsfliken för organisationen när du valt Payson. E-postadressen måste vara samma som du använder för att logga in hos Payson.

Bokföringskonto är det tillgångskonto som ska motsvara Paysonkontot. Bokföringsserie är den verifikatserie som ska användas när inbetalningar via Payson automatbokförs. Dessa går att ändra senare.

Betalningssimulator

För att kunna testa inbetalningsflödet finns det möjlighet att sätta upp en betalningssimulator i webbutiken. Simulatorn kommer endast att vara tillgänglig om man först loggar in i Eutaxia Admin innan man gör en beställning i webbutiken. Vanliga kunder kommer alltså inte ha möjlighet att använda simulatorn som betalningsmetod. Simulatorn är tillgänglig även för övningsorganisationer.

Skärmdump av lägg till betalningssimulator

Fyll i bokföringskonto och serie. Bokföringskonto är det tillgångskonto som ska motsvara det konto de simulerade inbetalningarna kommer in på. Bokföringsserie är den verifikatserie som ska användas när inbetalningarna automatbokförs. Dessa går att ändra senare.

Butik

Under fliken "Butik" lägger du in och ändrar de produkter som dina medlemmar/kunder ska kunna betala för. Här finns också, längst upp till höger, en länk som leder till webbshoppen. Länken kan du kopiera för att kunna länka till webbshoppen på er hemsida eller i epost-utskick.

Det finns också möjlighet att använda systemets produkter i en webbshop som ni utvecklar själva. Kontakta oss för detaljer.

Skärmdump av del av produktvyn med beskrivningsfält

När du skapar en produkt ger du den ett namn. Du kan också lägga in en beskrivning och en bild på produkten, samt administrativa anteckningar som bara syns i administrationsgränssnittet.

Skärmdump av del av produktvyn med tillval

Du kan lägga till ett eller flera tillval som köparen kan välja på. Ett tillval kan vara obligatoriskt, vilket innebär att köparen måste fylla i tillvalsfältet för att kunna köpa produkten.

Skärmdump av del av produktvyn med bokföringsregler

Du bestämmer också produktens pris och hur det ska bokföras på olika konton. Priset blir summan av bokföringsreglerna. Motkonto blir automatiskt det bokföringskonto som kopplats till OCR-kontot.

Du kan även styra om produkten ska vara gömd eller tillgänglig. Så länge kryssrutan "Publicerad" inte är ifylld syns inte produkten i webbshopen. Det finns även möjlighet att fylla i startdatum och/eller slutdatum för när produkten ska visas. Den kommer då endast att synas i webbshopen om "Publicerad" är ifylld och datumet ligger efter startdatum och före slutdatum.

Du kan ta bort en produkt genom att välja den i listan och sedan klicka på "Ta bort produkt", under förutsättning att ingen har köpt produkten. Produkter som någon har köpt går inte att ta bort, du kan dock göra dem osynliga i webbshopen genom att kryssa ur "Publicerad".

Inbetalningar

Under fliken "Inbetalningar" kan du se vilka inbetalningar som har kommit in via de olika betalningsförmedlarna. Plusgirot skickar ut information om inkomna inbetalningar en gång per dag, normalt tidigt på morgonen dagen efter att inbetalningen kommit in till ert konto. Payson rapporterar inom några sekunder från det att betalningen genomförts.

Skärmdump av inbetalning

En inbetalning som exakt matchar en beställning genrerar automatiskt en bokföringspost i enlighet med de regler som är uppsatta för varje produkt.

Allt du behöver göra för att bokföra inbetalningen är att klicka på "Godkänn"-knappen.

Om du får en omatchad inbetalning så visas den i avvikande färg och "Godkänn"-knappen är inaktiv. Du måste då öppna inbetalningen, genom att klicka på den och sedan manuellt kontera den. När den balanserar kan du spara den som ovan.

Beställningar

Under fliken beställningar hittar du alla beställningar som har gjorts via webbshoppen. Du kan filtera dem på betalda och obetalda. Normalt visas de obetalda beställningarna.

För varje beställning visas en sammanfattningsrad. Om du klickar på en beställning visas alla detaljer om den.

Fakturor

Under fliken fakturor kommer du kunna hitta de fakturor du skickat. Det är ännu inte möjligt att skicka fakturor från systemet, men det är planerat. Se Fakturering och kundreskontra.

Försäljningsrapporter

Under fliken "Försäljningsrapporter" kan du ta ut listor på vilka som beställt och betalat för en viss produkt. Rapportgeneratorn fungerar på liknande sätt som den för Rapporter.

Webbshoppen

Webbshoppen är sättet som medlemmar och/eller kunder anger vad de ska betala för. Vi har valt att utforma systemet så att alla beställningar förskottsbetalas (åtminstone ur bokföringssynpunkt, det är upp till dig att kontrollera att beställningen faktiskt är betald), för ni ska slippa den extra administration som fakturor kan innebära.

Skärmdump av webbshop

Webbshoppen visar en lista på produkter man kan beställa, med tillval som kan anges, samt en varukorg där man också fyller i vem man är som beställer.

Skärmdump av webbshop, mobil

Webbshoppen är även anpassad för att fungera på mobiltelefoner.

Skärmdump av webbshopbeställning

När man skickat in beställningen i webbshoppen visas en beställningsbekräftelse med inbetalningsinformation (OCR-nummer, Plusgironummer och belopp, länk till Payson, etc, beroende på vilka betalningsförmedlare som är konfigurerade).

Planerade funktioner

När vi har skapat Eutaxia Admin har vi fokuserat på de områden där vi kan spara mest tid åt ideella föreningar. Vi är stolta över det vi har åstadkommit hittills, men vi har många fler idéer om hur vi ska kunna göra de administrativa sysslorna ännu smidigare.

Eutaxia Admin kommer att växa i takt med att vi skapar fler funktioner som underlättar bokföring och administrativt arbete.

Hör gärna av dig med synpunkter på vad vi ska prioritera, eller om det är något du tycker saknas på vår lista. Vi har begränsade resurser och kan bara göra en sak i taget.

Fakturering och kundreskontra

Många organisationer behöver en formell faktureringsrutin utöver den beställningsrutin som finns i systemet nu. Vi kommer också att erbjuda möjlighet att koppla externa system till faktureringen. Det är användbart om man t.ex. har ett externt bokningssystem.

Utbetalningar

Med de flesta bokföringssystem måste man mata in sina utbetalningar två gånger - en gång i internetbanken och en gång när man konterar utbetalningen. Vi tänker bygga en rutin där man matar in uppgifterna en gång och får konteringsförslag baserade på historiska betalningar.

Medlemsutlägg

Att hantera medlemsutlägg är ofta besvärligt. Det är mycket papper och kvitton som ska hållas reda på. Genom att låta medlemmarna fotografera eller scanna sina kvitton och sedan göra sin redovisning on-line kan man förenkla flödet, göra automatisk kontering och hantera attest på ett smidigt sätt.

Årsredovisning

Att göra årsredovisning är ett sällanarbete. Det är svårt att komma ihåg vilken information som ska stoppas in var och alla detaljer som ska vara med. Med en årsredovisningsmodul får man hjälp med en stor del av arbetet.

Förbättringar av det grundläggande bokföringssystemet

Vi har en lista på förbättringar som vi tänker göra i det grundläggande bokföringssystemet.

  • Avancerad budgethantering. Ett antal verktyg för att underlätta budgetarbete. T.ex. möjlighet att budgetera med procentuella påslag på tidigare års utfall.
  • Fler och bättre rapporter.
  • Momsrapport. För organisationer som redovisar moms spar det arbete om det finns en inbyggd momsrapport.
  • SIE4I-import. Gör det möjligt att importera bokföringsinformation från externa system; t.ex. lönesystem.

Förbättringar av webbshoppen

Det finns några saker att göra på självbetjäningsmodulen. Vi har generering av biljetter högt på önskelistan. Det finns också mer funktioner som vi kan lägga till för att underlätta medlemsrapportering och incheckning till evenemang. Vi kan erbjuda hemsändning av inbetalningskort. Påminnelser är också något som vore önskvärt.

2014-04-09 Stöd för biljetthantering

Eutaxia Admin kan nu hantera biljetter. I produktdefinitionen kryssar man i rutan Biljett. När en köpare av produkten har betalat den skickas ett email med biljetten i PDF-format. Köparen skriver ut biljetten och tar den med sig för att kunna visa upp som entré eller i utbyte mot en vara.

Biljetterna är försedda både med streckkod och QR-kod, så att de enkelt ska kunna läsas av, antingen med en mobiltelefon eller med en streckkodsläsare. Det finns funktionalitet i Eutaxia Admin för att pricka av biljetterna i försäljningsrapporten. Systemet larmar om en avprickad biljett läses av en gång till.

Biljetterna har säkerhetsfunktioner, som gör det nästan omöjligt att skapa falska biljetter.

Webbsidan för avläsning av biljetter är inte inlagd i huvudsystemet än. Vill du använda avprickning, kontakta oss för att få instruktion om hur man gör.

2014-02-19 Egen design på webbutiken

Vi får ofta frågan om man kan lägga en egen design på webbutiken. Svaret är att det går alldeles utmärkt, men att du behöver en egen webbserver för att göra det. Troligen har din organisation redan en egen webbplats och då behöver du bara lägga till en sida enligt våra instruktioner och en CSS-fil som styr utseendet på sidan.

2014-01-14 Ny systemversion

I webbutiken kan man nu arrangera produkterna i underkategorier (en nivå). Produkterna sorteras också i alfabetisk ordning.

Den nya versionen innehåller dessutom rättning av buggar i utskrift av rapporter och i ändring av registrerade verifikat.

2013-12-18 Stöd för kortbetalning och direkt bankbetalning

I en ny systemversion som driftsattes i går har vi infört stöd för kortbetalning och direktbetalning från internetbank via Payson. Det går nu att välja antingen OCR-betalning via Plusgirot, Payson-betalning eller båda alternativen när man konfigurerar sin självbetjäningsportal.

Den nya versionen förbättrar också de ekonomiska rapporterna. Det går nu att välja tidsintervall eller urval av verifikationer för de rapporter där det är meningsfullt att göra så.

Vi har ännu inte hunnit skriva handledningar för de nya funktionerna, men det kommer inom kort.

2013-12-07 Presentation hos Studiefrämjandet

Eutaxia Admin presenterades kort i samband med en ledarutvecklingskurs som Studiefrämjandet Väst höll i Herrljunga. Presentationen väckte intresse för samarbete och möjligheter till ytterligare presentationer i Studiefrämjandet-sammanhang.

2013-12-03 Ny systemversion

Den här uppdateringen innehåller ny funktionalitet.

  • Det går nu att ställa in hur många exemplar av en produkt som finns tillgängliga i webbutiken. Det kan t.ex. vara hur många tröjor som finns i lager, eller hur många platser som finns till en kurs.
  • Det går att sätta årsbudget för konton. Det gör man via kontoplanen under administrationsfliken för ett bokföringsår.

2013-11-26 Uppdaterad systemversion

Systemversionen som demonstrerades vid lanseringen hade en bugg som gjorde att det inte gick att skapa nya produkter med flervalsfält. Den buggen är nu rättad och en ny version av systemet är satt i produktion.

2013-11-23 Lansering på Sveroks riksmöte

Eutaxia Admin lanserades med förevisning av systemet för deltagare på Sveroks riksmöte. I Sverok är det främst föreningar som sysslar med konvent, lajv och e-sport-turneringar som är intresserade av systemet. Även föreningar med många medlemmar, som t.ex. Svenska Magic, visade stort intresse.

Vi fick en stor mängd frågor och kommentarer. Vi har tagit till oss av den feedback vi fick och jobbar vidare för att göra systemet ännu bättre. Bland annat fick vi många önskemål om kreditkortshantering. Det finns nu i vår utvecklingsplan för de närmsta månaderna.

Tack för alla uppmuntrande kommentarer och alla intressanta diskussioner.

Vår prislista är enkel. Du betalar ett lågt pris för bokföringsmodulen och du betalar i förhållande till hur många inbetalningar du tar emot för självbetjäningsmodulen. För att testa Eutaxia Admin eller för att öva bokföring kan du ha hur många gratis övningsorganisationer du vill.

Standardorganisation - Grundläggande bokföring

200 kr inkl. moms/kalenderår

Du får tillgång till bokföringsprogrammet för manuell bokföring och rapporthantering. Du kan även använda självbetjäningsmodulen, men du får ingen automatisk inmatchning av inbetalningar.

Självbetjäningsmodulen

Hur mycket självbetjäningsmodulen kostar beror på hur många inbetalningar via PlusGirot eller Payson vi hanterar åt er under ett kalenderår.

Antal inbetalningar Pris inkl. moms
0-100 200
101-500 400
501-1000 800
1001-5000 1600
5001-10000 3200

För mer än 10 000 betalningar per år, begär offert.

När ni ansluter till tjänsten får ni en fakura för det lägsta intervallet. Sedan mäter vi månadsvis hur många inbetalningar ni har tagit emot. Har ni passerat en eller flera intervallgränser får ni en faktura på mellanskillnaden.

Till våra avgifter för självbetjäningsmodulen tillkommer avgifter som Nordea tar ut för tilläggstjänster. Dels utgår en årsavgift på 450 kr för att ha ett OCR-konto samt för filhämtning med tjänsten Total IN Bas. Till det kommer en avgift på SEK 1:50 per inbetalning. Dessa avgifter betalas direkt till Nordea.

Övningsorganisation

Du får gratis ha hur många övningsorganisationer du vill.

En övningsorganisation har all funktionalitet som en ordinarie organisation har, förutom:

  • Du kan inte koppla automatisk inläsning av inbetalningar till kontot
  • Kontot tas automatiskt bort efter 6 månader

Du kan när som helst, innan kontot tas bort, omvandla det till ett ordinarie konto.

Hur du beställer

Gå till http://admin.eutaxia.eu/. Logga in. Klicka på Skapa ny organisation i menyn till vänster.

Fyll i information om organisationen - Adress, telefon, epost. Kolla att det blir rätt. Din organisation är nu en Övningsorganisation. Du kan uppgradera den till en standardorganisation genom att välja "Uppgradera" under "Organisationsnivå".

Du kan efter uppgradering till Standardorganisation fylla i kontonummer för ett Plusgirokonto där vi automatiskt hämtar inbetalningsinformation. När du har fyllt i det så har du beställt tjänsten "Självbetjäningsmodul". Du kommer att få ett avtal från Nordea för registrering av ett speciellt Plusgirokonto som bara tar emot OCR-betalningar med 2 checksiffror, samt avtal som ger Open End tillåtelse att elektroniskt hämta betalningsinformation för det här kontot från Plusgirot. När du har skrivit under och skickat in avtalen till Nordea aktiveras tjänsten.

Betalningsvillkor

Alla tjänster faktureras i förskott.

Våra fakturor ska betalas inom 15 dagar från fakturadatum. Vi förbehåller oss rätten att stänga av tillgången till organisationer där vår faktura har förfallit till betalning. Vi förbehåller oss rätten att radera organisationer där en faktura har passerat förfallodatum med 90 dagar eller mer.

Det här ingår i alla abonnemang

Ett tjänsteabonnemang omfattar bokföring och administratva kringsystem för ett eller flera bokföringsår för en organisation.

Du får ha hur många användare du vill i en organisation och det finns ingen begränsning på hur många som får vara inloggade i systemet samtidigt.

Butiken har stöd för att generera biljetter för sålda produkter. Detta kan användas t.ex. vid evenemang där man vill ha inträdesbiljetter. Biljetterna är tänkta att skrivas ut av kunden, och är försedda med streckkoder för att underlätta verifieringen av biljetten.

Generera biljetter

Genom att markera kryssrutan "generera biljetter" i produkten, kommer det vid köp skapas en biljett för varje köpt produkt. Varje köpt produkt kommer att generera en unik biljett, så om kunden köper två identiska produkter kommer det genereras två unika biljetter.

Biljetten blir tillgänglig först när betalningen är registrerad, och kunden kommer få ett mail med en länk till biljetterna. Det går även att hämta biljetterna från beställningsbekräftelsen när köpet är betalt.

Biljettutskriften kommer innehålla namnet på produkten, samt de eventuella tillval som fyllts i på produkten. Därutöver finns kontaktinformation om säljande organisation samt strekkoder för att verifiera biljetten.

Verifiera biljetter

Strekkoderna på biljetten innehåller den information som behövs för att verifiera biljettens giltighet. Det räcker att skanna den ena streckkoden, men QR-koden ger möjlighet att verifiera att biljetten är äkta utan att kontrollera mot systemet då den innehåller en digital signatur.

QR-koden är en URL som leder till systemets verifieringssida för biljetten i fråga. Vem som helst kan här kontrollera att biljetten är giltig, och att tillvalen på biljetten stämmer med de som registrerats i systemet. Det finns även möjlighet att skriva ut biljetten igen.

För att verifiera och markera biljetter som använda, gå till https://admin.eutaxia.eu/ticket/ och logga in som en användare av organisationen som sålt biljetterna. Här kan ni sedan fylla i datan antingen från 1D-strekkoden eller från QR-koden. Om kryssrutan "Markera skannad biljett som använd" är markerad, kommer biljetten direkt att markeras som använd. Det går även bra att gå direkt till URLen som QR-koden innehåller, kryssrutan för att markera biljetten som använd gäller även i det fallet.

För en biljett som inte är använd, eller som markerades som använd, kommer information om biljettdetaljer att visas. Här finns även en knapp för att markera biljetten som använd, alternativt ångra att den markerats som använd. Om biljetten redan var markerad som använd är denna information dold, men går att få fram med knappen som visas på samma plats.

Videoinstruktionerna är ett pågående arbete. Vi lägger upp nya instruktioner efter hand de blir klara.

Fungerande webbläsare

Inloggning

Lägg till organisation